Automazione del ciclo passivo

Quando si riceve una fattura passiva entra in gioco il processo di riconciliazione della stessa con l’ordinativo emesso e con i carichi merci effettuati tramite le bolle di trasporto ricevute. Questo processo è spesso manuale e necessita di supporto documentale cartaceo sul quale effettuare spunte di controllo e annotazioni manuali. Cambiare radicalmente questo processo è possibile aggiungendo intelligenza ai dati che l’azienda possiede.

Quali criticità fronteggiamo?

Processi manuali

Difficoltà burocratiche

Operazioni ripetitive

Come interveniamo

Sono necessari due prerequisiti:

  1. Accesso alle informazioni degli ordinativi emessi
  2. Accesso alle informazioni relative ai carichi merce

In fase di riconciliazione della fattura ricevuta con l’ordine emesso, il sistema:

  • Verifica la presenza di dati relativi agli ordini nelle fatture ricevute

  • Propone l’abbinamento verificando eventualmente la capienza dell’ordinativo

  • Qualora non trovasse riferimenti specifici all’ordinativo propone abbinamenti tramite elementi come gli ordinativi aperti per quel fornitore, i capitoli di spesa, eventuali riferimenti contrattuali

  • L’operatore può accettare la riconciliazione e procedere alla registrazione contabile oppure attivare un workflow per richiedere integrazioni o nuovi ordinativi

Punti di forza

Il portale messo a disposizione usa delle logiche di intelligenza artificiale per riconciliare la fattura con gli ordini sulla base delle informazioni presenti in fattura  rilevate dal dato strutturato (fatture elettroniche xml) oppure caricato tramite OCR (fatture pdf estere), come ad es. il fornitore, il numero d’ordine, il numero di documento di trasporto presenti.

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